No ambiente empresarial acelerado de hoje, a eficiência operacional é fator-chave para organizações que buscam se manter competitivas e garantir sua sustentabilidade a longo prazo.
E aqui quando falamos em eficiência operacional é ir além de simplesmente reduzir custos; envolve a capacidade de medir, analisar e melhorar processos internos (e tecnológicos) de maneira sistemática. Empresas que conseguem eliminar desperdícios de tempo, recursos, materiais e dinheiro enquanto aprimoram a qualidade de seus produtos ou serviços estão em uma posição mais forte para crescer e se adaptar às demandas do mercado.
Neste artigo, exploraremos os principais desafios na busca por eficiência operacional, como calcular essa eficiência e seu impacto no EBITDA.
O que é eficiência operacional e sua importância?
A eficiência operacional é a capacidade da empresa de executar sua estratégia de negócios de maneira eficaz e consistente em comparação com os concorrentes. Isso resulta em uma operação mais enxuta e ágil, o que se reflete em aumento de receita, menor risco operacional e redução de custos.
Em outras palavras, a eficiência operacional se resume em fazer mais com menos, maximizando os recursos disponíveis, otimizando processos e, ao mesmo tempo, garantindo uma experiência de alta qualidade para o cliente, o que, por sua vez, impulsiona a competitividade e a lucratividade da empresa.
Além disso, empresas que investigam e aprimoram seus processos alcançam inúmeros benefícios, entre eles:
- redução de custos;
- economia em curto, médio e longo prazos;
- redução de desperdícios;
- aumento da produtividade;
- prevenção de erros;
- padronização;
- melhoria da comunicação.
Como melhorar eficiência operacional: problemas a resolver
Para melhorar a eficiência operacional, é essencial seguir uma abordagem estratégica que envolva a identificação de problemas e a implementação de soluções práticas. Mas qual seria esse passo a passo? Vejamos:
Defina objetivos e metas claras
A falta de direcionamento e metas específicas podem resultar em esforços dispersos e ineficazes. Para resolver esse gap, defina objetivos mensuráveis e alcançáveis ajuda a criar um plano de ação focado na eficiência. Saber onde a empresa está e onde quer chegar é crucial para guiar o processo de melhoria operacional.
Simplifique os processos
Processos inconsistentes ou mal organizados geram ineficiência e desperdício de recursos. Para sanar esse problema, após o mapeamento desses problema, realize uma remodelagem de fluxos de atividades para torná-los mais simples e eficientes. A padronização garante que as atividades sejam realizadas sempre da mesma maneira, evitando variações que possam comprometer a qualidade e a eficiência.
Melhore as integrações
Integrações de sistemas ruins atrapalham a eficiência operacional ao criar fluxo de informações fragmentado, gerar erros nos dados e atrasos nos processos. Para evitar que esse gap tecnológico freie a eficiência operacional, mapeie os processos antes da integração, bem como escolha ferramentas de integração confiáveis (APIs, middleware) e treine a equipe para usar corretamente os sistemas integrados.
Acompanhe os resultados
A falta de monitoramento contínuo impede a detecção de novas ineficiências e oportunidades de melhoria. Por isso, é recomendável que desde o princípio a organização invista em
um sistema de monitoramento contínuo para avaliar o desempenho dos processos e garantir que os resultados estejam alinhados com as expectativas, bem como ajustados à medida que surgem novos desafios e oportunidades.
Invista em tecnologia e automação
Processos manuais e lentos dificultam o ganho de eficiência. Neste sentido, invista em tecnologia, como ferramentas de automação, que facilitam fluxos de trabalho, reduzem erros e melhoram a produtividade.
A automação permite que os funcionários se concentrem em tarefas de maior valor e eliminem etapas repetitivas que consomem tempo e recursos.
Promova mais engajamento dos funcionários
A falta de feedback dos funcionários pode esconder problemas operacionais importantes.
Para evitar esse erro, promova uma cultura de feedback contínuo dos colaboradores, já que eles estão diretamente envolvidos nas operações e podem identificar áreas de melhoria que os gestores podem não perceber. Isso aumenta o engajamento e ajuda a identificar problemas ocultos.
Como a melhoria na eficiência operacional impacta o EBITDA
A eficiência operacional é crucial para melhorar o EBITDA, uma sigla complicada que faz referência a medição do desempenho das operações principais de uma organização.
Empresas mais eficientes em suas operações conseguem reduzir custos operacionais e otimizar processos, aumentando a lucratividade sem a necessidade de depender de fatores externos, como alavancagem financeira ou condições tributárias favoráveis.
Melhorias na eficiência operacional podem se refletir diretamente no EBITDA por meio de:
- Redução de despesas operacionais, como custos com materiais ou mão de obra.
- Otimização de processos, o que resulta em maior produtividade com menos recursos.
- Melhora na gestão de custos variáveis e fixos.
Como calcular a eficiência operacional: ferramentas
Até aqui aprendemos a importância da eficiência operacional no mundo dos negócios, um passo a passo de como vencer os desafios que aumentam esse indicador, agora é chegada a hora calculá-lo.
Mas antes é bom destacar que a eficiência operacional não é calculada da mesma maneira em todos os segmentos, pois cada setor possui características e processos específicos. No entanto, os princípios gerais e as ferramentas de medição podem ser adaptados para diferentes realidades. Vamos dar uma olhadinha mais de perto em como podemos fazer essa medição:
Custo por Unidade
Ajuda a entender o quanto se gasta por produto, facilitando ajustes para aumentar a eficiência e reduzir custos.
Como calcular: Divida o custo total de produção pelo número de unidades fabricadas.
Exemplo: Se a produção total custou R$ 100.000 e foram fabricadas 10.000 unidades, o custo por unidade é de R$ 10.
Retorno sobre Investimento (ROI)
Avalia o retorno financeiro obtido em relação ao custo investido, indicando se a empresa está utilizando bem seus recursos.
Como calcular: ROI = (Lucro Líquido / Custo do Investimento) x 100.
Exemplo: Se você investiu R$ 50.000 e obteve um retorno de R$ 70.000, o ROI será (70.000 – 50.000) / 50.000) x 100 = 40%.
OEE (Overall Equipment Effectiveness)
Avalia a eficiência geral de um equipamento ou processo, combinando tempo, velocidade e qualidade.
Como calcular: OEE = Disponibilidade x Desempenho x Qualidade.
- Disponibilidade: tempo de produção real dividido pelo tempo planejado.
- Desempenho: produção real comparada à produção ideal.
- Qualidade: produtos bons produzidos versus total de produtos fabricados.
Takt Time
Alinha a produção com a demanda, evitando desperdícios ou atrasos, e ajustando a capacidade produtiva à necessidade do mercado.
Como calcular: Takt Time = tempo disponível para produção / demanda do cliente.
Exemplo: Se há 160 minutos disponíveis em um turno e a demanda do cliente é de 80 unidades, o Takt Time será 2 minutos por unidade.
No mundo business de hoje, observamos que a eficiência operacional é essencial para empresas que buscam resultados duradouros e crescimento sustentável. Ao otimizar processos, reduzir custos e adotar tecnologias como automação, as organizações podem melhorar a qualidade de seus produtos e serviços, refletindo positivamente no EBITDA e em outros indicadores de negócio.
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