O mapeamento de processos desempenha um papel fundamental nas operações organizacionais, uma vez que proporciona uma visão clara e estruturada das atividades que compõem um fluxo de trabalho.
Ao adotar práticas eficazes de mapeamento, as organizações podem identificar oportunidades de melhoria, otimizar a eficiência e garantir uma compreensão abrangente dos processos cruciais.
A seguir, vamos explorar algumas dicas para o mapeamento de processos, destacando boas práticas que podem ser aplicadas para criar diagramas claros, úteis e passíveis de adoção pelas partes interessadas.
O que é mapeamento de processos?
Mapeamento de processos é uma técnica para documentar e visualizar as atividades, etapas e interações envolvidas em um processo específico dentro de uma organização. Ele oferece uma representação gráfica ou descritiva das etapas sequenciais que compõem um processo, destacando como as diferentes partes se conectam e interagem. Alguns motivos destacam a importância do mapeamento de processos:
- ajuda a compreender completamente um processo, identificando entradas, saídas, atividades-chave e as relações entre elas. Isso é essencial para melhorar a eficiência e eficácia do processo;
- permite identificar áreas onde ocorrem atrasos, erros ou ineficiências;
- ajuda a estabelecer padrões consistentes, o que é vital para garantir que as práticas operacionais sejam uniformes, reduzindo a variabilidade e melhorando a qualidade;
- ajuda a identificar oportunidades de inovação e implementar melhorias contínuas, tornando-se fundamental para a gestão da qualidade e para a busca da excelência operacional.
Tipos de mapas de processos
Dentre os tipos de mapas de processo temos:
Fluxograma
É o tipo mais comum de mapa de processo, empregando símbolos padronizados para representar atividades, decisões, entradas e saídas. Além de mostrar a sequência lógica das ações, ele também destaca os responsáveis por cada etapa. Sua simplicidade torna-o facilmente compreensível, sendo aplicável a uma ampla variedade de processos.
É apropriado para processos com sequências lógicas claras, tais como atendimento ao cliente, processos administrativos e fluxo de produção.
Mapa da cadeia de valor ou Mapa de cima para baixo
Revela as atividades principais de um processo, iniciando do primeiro setor ou profissional envolvido até o último. Além disso, ele indica os recursos necessários para cada atividade e os resultados esperados. Essa abordagem auxilia na identificação das fontes de valor agregado e nas oportunidades de aprimoramento em um processo.
É apropriado para identificar fontes de valor agregado em processos. O mapa pode ser aplicado em produção, logística e desenvolvimento de produtos.
Diagrama de Raia
É uma versão mais detalhada do fluxograma, utilizando setas para indicar o fluxo direto entre as atividades. Destaca pontos críticos ou gargalos, nos quais há maior envolvimento de tempo ou custo. É particularmente útil para analisar processos complexos ou interdependentes.
É apropriado para processos complexos com múltiplos participantes ou etapas interdependentes. Exemplos de aplicação: compras, cadeia de suprimentos, processos de aprovação.
Mapa do fluxo de valor
Essa abordagem combina o mapa da cadeia de valor com o diagrama SIPOC (Supplier-Input-Process-Output-Customer), destacando fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes envolvidos. O mapa do fluxo de valor possibilita visualizar o ciclo completo do processo e suas relações com o ambiente externo.
É apropriado para analisar o ciclo completo de um processo, incluindo interações com o ambiente externo. Ele pode ser aplicado para desenvolvimento de software e processos de negócios end-to-end.
Diagrama SIPOC
Resume as informações essenciais sobre um processo em cinco elementos: fornecedores (S), entradas (I), processos (P), saídas (O) e clientes (C). Ele auxilia na definição do escopo do processo e na identificação dos stakeholders ou interessados envolvidos.
É apropriado para definir o escopo do processo e identificar partes interessadas. Exemplos de aplicação: processos de produção, serviços ao cliente, projetos.
Vale sempre lembrar que escolher o modelo mais apropriado depende da natureza do processo que está sendo mapeado e dos objetivos da análise. Por exemplo: ao otimizar uma cadeia de produção, o Mapa da cadeia de valor pode ser mais eficaz, enquanto o Diagrama de Raia pode ser mais útil para entender as interações em um processo de aprovação complexo. O importante é selecionar a ferramenta que melhor atenda às necessidades específicas de análise e melhoria do processo em questão.
Símbolos do mapeamento de processos: o que são e exemplos
Diversos tipos de símbolos são empregados no mapeamento de processos, sendo os mais comuns baseados no padrão BPMN (Business Process Model and Notation), uma norma internacional para o desenho de mapas de processos.
- Retângulo com cantos arredondados: símbolo de processo, representando uma ação, tarefa ou operação a ser executada.
- Retângulo com cantos arredondados e sinal de mais no centro: símbolo de subprocesso, indicando uma série de ações relacionadas a uma tarefa, que faz parte de um processo maior. Pode ser expandido para mostrar detalhes do subprocesso.
- Círculo: símbolo de evento, representando algo que ocorre durante o processo e afeta seu fluxo. Existem tipos diferentes de eventos, como início, fim, intermediário, temporizador, mensagem, erro etc.
- Retângulo com bordas sólidas: símbolo de atividade, mostrando uma ação executada por um participante do processo. Existem tipos variados de atividades, como tarefa, transação, chamada etc.
- Losango: símbolo de gateway, indicando um ponto em que uma decisão deve ser tomada ou um ramo escolhido. Existem gateways exclusivos, paralelos, inclusivos, complexos etc.
- Seta: símbolo de fluxo de sequência, representando a ordem de execução das etapas do processo, conectando eventos, atividades e gateways.
- Linha tracejada com círculo e seta: símbolo de fluxo de mensagem, mostrando a troca de informações entre dois participantes do processo, conectando eventos ou atividades.
- Linha tracejada com seta: símbolo de fluxo de associação, exibindo a relação entre um elemento do processo e informações adicionais, como um documento, comentário ou dado.
- Retângulo grande: símbolo de piscina, representando um participante do processo, podendo ser uma organização, departamento ou papel. Contém as pistas e elementos relacionados ao participante.
- Retângulo menor dentro de uma piscina: símbolo de pista, indicando uma subdivisão de um participante do processo, como uma unidade, função ou posição. Contém elementos relacionados à subdivisão.
- Símbolos ovais: símbolos de terminação, representando os pontos de entrada e saída do fluxograma, sendo comumente um ponto de início e vários pontos finais.
- Paralelogramo: símbolo de entrada ou saída, representando dados ou informações que entram ou saem do processo.
- Retângulo com parte superior inclinada: símbolo de documento, indicando a presença de um documento escrito ou impresso como parte do processo.
- Retângulo com duas linhas verticais: símbolo de armazenamento de documentos, revelando que documentos são guardados ou arquivados como parte do processo.
Ferramentas para mapeamento de processos
Existem várias ferramentas disponíveis para o mapeamento de processos, desde ferramentas simples e gratuitas até soluções mais avançadas e integradas. Aqui estão algumas ferramentas comuns:
Microsoft Visio
É uma poderosa ferramenta de diagramação que possibilita a criação e compartilhamento de diversos tipos de representações gráficas, como diagramas de fluxo de trabalho, organogramas e mapas mentais.
Oferece a flexibilidade de utilizar modelos prontos ou personalizar diagramas com uma ampla variedade de formas, símbolos, linhas e cores. A integração perfeita com outras ferramentas da Microsoft, como Office 365, SharePoint e Teams, amplia ainda mais suas funcionalidades. Vale ressaltar que o Visio é uma opção paga, requerendo uma assinatura do Microsoft 365 para acesso completo a todas as suas capacidades.
Lucidchart
Como ferramenta online, o Lucidchart destaca-se pela facilidade e rapidez na criação e colaboração em diagramas. Sua biblioteca integrada de formas e a capacidade de importar arquivos do Visio ou Google Drawings proporcionam uma experiência flexível.
Além disso, a adição de comentários, anotações e feedbacks em tempo real torna o Lucidchart uma opção eficiente para colaboração. Oferece planos tanto gratuitos quanto pagos, adaptando-se às diversas necessidades dos usuários.
Gliffy
Como ferramenta online, o Gliffy é ideal para a criação de diagramas visuais em diversas áreas, como gestão de projetos, planejamento estratégico e análise de dados. A interface intuitiva permite a utilização de modelos prontos ou a criação do zero. A integração com ferramentas populares, como Confluence, Jira, Slack e Google Workspace, aprimora a colaboração e a aplicação do Gliffy em diferentes contextos.
IBM Blueworks Live
Sendo baseado na nuvem, o IBM Blueworks Live fornece um ambiente colaborativo para construção e aprimoramento de processos de negócio. Com uma interface web intuitiva que combina brainstorming livre com recursos visuais, é uma opção paga por usuário por mês.
Miro
Como plataforma de trabalho visual, o Miro possibilita a criação, planejamento, projeto e desenvolvimento de soluções de forma eficiente. A integração com outras ferramentas da Microsoft amplia suas funcionalidades, sendo uma opção paga que requer uma assinatura do Miro 365 para acesso completo.
MindMeister
Especializado em mapas mentais, o MindMeister é um editor online que auxilia na visualização, colaboração e gerenciamento de ideias. Além de criar mapas mentais, oferece recursos para mapeamento de processos. Disponibiliza planos gratuitos e pagos, ajustando-se às necessidades do usuário.
Boas práticas no mapeamento de processos
Ao realizar o mapeamento de processos, é importante seguir boas práticas para garantir que o processo seja eficaz, compreensível e útil para os stakeholders envolvidos:
Envolva as partes interessadas
Inclua representantes de todas as partes interessadas relevantes no mapeamento do processo. Isso garante uma visão holística e contribui para a aceitação e compreensão do processo mapeado.
Defina objetivos claros
Estabeleça claramente os objetivos do mapeamento de processos antes de começar. Isso ajuda a direcionar o esforço de mapeamento para áreas específicas que requerem melhoria ou compreensão mais profunda.
Escolha a notação adequada
Utilize uma notação padronizada, como BPMN (Business Process Model and Notation), para garantir consistência e compreensão universal. Isso facilita a comunicação e evita ambiguidades na interpretação dos diagramas.
Mantenha a simplicidade
Mantenha os diagramas o mais simples possível, removendo informações desnecessárias. Diagramas complexos podem ser difíceis de entender e podem perder o foco nas atividades essenciais.
Foque o fluxo do processo
Concentre-se no fluxo sequencial do processo, destacando as principais atividades e decisões. Isso ajuda a manter a clareza e a facilitar a identificação de oportunidades de melhoria.
Documente as variáveis importantes
Inclua informações essenciais, como prazos, responsabilidades, entradas e saídas. Isso fornece contexto adicional e facilita a compreensão das implicações de cada etapa do processo.
Incorpore o feedback contínuo
Solicite feedback regularmente das partes interessadas durante o processo de mapeamento. Isso ajuda a corrigir possíveis equívocos e aprimorar a precisão e utilidade dos diagramas.
Mantenha as atualizações
Mantenha os diagramas atualizados conforme o processo evolui ou é aprimorado. Diagramas desatualizados podem levar a decisões baseadas em informações incorretas.
Treine e comunique
Forneça treinamento sobre como ler e interpretar os diagramas de processos. Isso assegura que as partes interessadas possam usar efetivamente os mapas de processos para entender e melhorar o trabalho.
Garanta a aprovação e adoção
Certifique-se de que as partes interessadas aprovem e adotem os mapas de processos. A aceitação e utilização adequadas garantem que o mapeamento de processos seja uma ferramenta eficaz na melhoria contínua.
O mapeamento de processos é uma ferramenta essencial para promover a eficiência operacional e a melhoria contínua. As dicas deste artigo ajudam as organizações a criar mapas de processos que não apenas representam com precisão as operações, mas também promovem uma compreensão compartilhada e colaborativa entre as partes interessadas.
A manutenção da simplicidade, a escolha da notação adequada e a incorporação do feedback contínuo são elementos-chave para garantir que o mapeamento de processos seja uma ferramenta valiosa e dinâmica, capaz de impulsionar o sucesso organizacional a longo prazo.
Se você gostou deste artigo, temos certeza de que você também vai gostar de saber mais sobre como criar dashboards com Power BI. Boa leitura!
